Déménagement de bureau : comment s’y prendre ?

Vous envisagez le déménagement de vos bureaux, mais ne savez pas comment procéder ? Le déménagement d’une entreprise signifie la plupart du temps que cette dernière se développe et qu’elle nécessite de disposer de locaux plus grands et adaptés à son activité. Toutefois, changer de bureaux ne doit pas se faire à l’improviste ni au dernier moment, cela demande rigueur et organisation. Afin que la société et ses collaborateurs puissent assurer la continuité de leur travail sereinement et dans des conditions optimales, il est important que le déménagement de bureaux se réalise étape par étape. De même, faire appel à une société de déménagement d’entreprise est recommandé pour tout changement de locaux professionnels, étant donné que ce type de projet est plus complexe qu’un déménagement particulier. Les entreprises possèdent de nombreux meubles imposants et machines, il est donc nécessaire d’avoir du matériel adapté pour déménager les bureaux sans tracas ni encombre. Découvrez comment s’y prendre pour déménager de bureaux, grâce à notre check liste pour ne rien oublier le jour J.

Comment déménager de bureaux ?

Vous souhaitez savoir comment s’y prendre pour un déménagement de bureaux réussi ? Tout d’abord, pour déménager de bureaux, la première chose à faire est d’anticiper et de solutionner les mauvaises surprises. Un déménagement de bureau nécessite une organisation stricte. Ce changement doit se faire le plus rapidement possible, afin de ne pas impacter le fonctionnement de l’entreprise et que cette dernière puisse reprendre son activité assez vite pour ne pas perdre d’argent. Un transfert d’entreprise s’organise quelques mois à l’avance. Une fois le lieu choisi pour installer ses nouveaux bureaux, il est essentiel de réaliser les préparatifs. L’entreprise doit choisir une date de l’année propice à son projet, comme au moment où elle connaît une baisse d’activité. Passer par un déménageur professionnel pour changer de locaux est fortement conseillé.

Check liste du déménagement de bureaux

Voici la check liste du déménagement de bureaux pour s’y prendre de la bonne façon et être opérationnel le jour J :

1. Communiquer en interne du déménagement de locaux professionnels
2. Effectuer les formalités administratives en lien avec le déménagement
3. Informer les différents organismes publics de son changement d’adresse
4. Communiquer son changement d’adresse sur les supports de communication
5. Réaliser un suivi de courrier
6. Vérifier que le changement d’adresse est inscrit sur chaque facture
7. Faire l’inventaire de ses équipements

1 – Prévenir les collaborateurs du déménagement de l’entreprise

Prévenir les collaborateurs du déménagement de l’entreprise doit se faire dès que la décision de transférer ses bureaux est actée et que les nouveaux locaux ont été trouvés. Communiquer en interne ce changement de bureau permet aux équipes de s’organiser. Pour cela, il faut que le chef d’entreprise annonce la date précise du déménagement, mais également les étapes à respecter pour concrétiser ce projet. Afin d’éviter les tensions auprès des employés, la communication et la transparence sont les meilleures solutions.

2 – Réaliser les démarches administratives en lien avec le déménagement de ses bureaux

Lorsque l’on déménage de bureaux, il ne faut pas simplement trouver un nouveau local et s’y installer. Un déménagement nécessite d’effectuer de nombreuses formalités administratives. Les démarches administratives à réaliser en lien avec le déménagement de ses bureaux sont les suivantes :

• Informer le Greffe de Commerce du changement de situation de l’entreprise ou du changement d’établissement : il faut procéder à cette démarche 1 mois à l’avance pour que le changement soit pris en compte. Créer ou transférer ses bureaux vers un nouvel établissement amène à changer de numéro de Siret.
• Résiliation des abonnements souscrits pour les anciens bureaux : le professionnel doit résilier les contrats d’électricité, de gaz, d’internet, d’assurance, etc., deux semaines avant de déménager du bureau. Ensuite, il faudra que celui-ci souscrive à de nouveaux abonnements pour les futurs locaux.
• Souscription à de nouveaux contrats : tous les contrats qui ont été clôturés avant le déménagement de bureaux doivent être souscrits un peu avant l’arrivée dans les nouveaux locaux. Cela permet à l’entreprise d’arriver sur place et d’avoir tout ce dont elle à besoin pour continuer son activité dans de bonnes conditions.

3 – Tenir informés les organismes publics de son changement d’adresse

Le déménagement d’un bureau demande de tenir informés les organismes publics de son changement d’adresse. La première administration à informer concernant son changement de lieu de travail est le Centre des Formalités des Entreprises (CFE). Afin d’y parvenir, il convient de se rendre sur le site officiel de l’Infogreffe et de télécharger le formulaire M2 qui permet de modifier les personnes morales. Dès lors que le Centre des Formalités des Entreprises est informé, celui-ci communique le changement d’adresse de la société à plusieurs organismes publics. Il s’agit notamment de l’URSSAF, des services des impôts des entreprises et autres. Lorsque le changement d’adresse est notifié, ce dernier déclenche la délivrance du nouveau numéro de Siret, du nouveau Sirene (inscription au répertoire national des entreprises et des établissements) et du nouveau numéro de TVA intracommunautaire par le service des impôts. Quoi qu’il en soit, il est recommandé d’informer de sa nouvelle adresse à L’URSSAF, à pôle emploi et aux impôts par courrier AR pour être sûr que le changement a bien été pris en compte. De même, il est important d’annoncer son déménagement de bureaux par courrier avec accusé de réception aux autres organismes, comme la banque, l’assurance, la mutuelle, la Sécurité sociale, l’organisme de prévoyance et la médecine du travail. D’autres contacts doivent aussi être informés du changement de locaux, tels que les prestataires, les partenaires, le comptable, le cabinet RH et les investisseurs.

4 – Communiquer son transfert de bureaux sur ses différents supports de communication

Communiquer son transfert de bureaux sur ses différents supports de communication est également une étape importante à ne pas négliger. Pour cela, il est possible d’installer une bannière sur son site internet pour prévenir de son déménagement et de faire un événement marketing pour cette occasion. L’entreprise doit changer son adresse sur son site web et sur Google Business, mais aussi sur les réseaux sociaux. Il faut que cette dernière mette sa nouvelle adresse au sein de sa signature d’email et de la surligner au début. Avant le déménagement des bureaux, l’entreprise peut envoyer un email deux semaines avant avec la nouvelle adresse de l’établissement. Ensuite, une fois installé dans les nouveaux locaux, il est conseillé d’envoyer un email, afin de confirmer que le déménagement a eu lieu. Enfin, l’entreprise doit mettre à jour chaque support de communication, comme les kakémonos, les cartes de visite, les brochures, etc.

5 – Réaliser un transfert de courrier provisoire

Au moment de déménager les bureaux de son entreprise, il est conseillé de réaliser un transfert de courrier provisoire, soit pendant 1 à 2 ans. Ensuite, la société doit vérifier que les courriers qu’elle reçoit sont envoyés directement à la nouvelle adresse et non transférés. Dans le cas contraire, tenir informés les expéditeurs du changement d’adresse est essentiel, afin que les futurs courriers arrivent au nouveau bureau.

6 – Vérifier toutes les factures

Un autre point à ne pas négliger lors d’un déménagement d’entreprise est de vérifier que la nouvelle adresse soit inscrite sur toutes les factures. Cela permet à la facture d’être valable comptablement parlant. Prévenir ses fournisseurs et ses prestataires est donc important pour que ces derniers changent l’adresse sur leur logiciel de facturation.

7 – Effectuer un tri et un inventaire de ses équipements de bureau pour un déménagement de locaux sans encombre

Un déménagement de locaux est une tâche complexe et fastidieuse, surtout lorsqu’il s’agit de logistique. S’encombrer de mobilier qui ne sera pas utile au sein des nouveaux bureaux ne sert à rien. Par conséquent, il est recommandé d’effectuer un tri et un inventaire de ses équipements de bureau (électronique,  informatique, tables, canapés, chaises, sièges, etc.) pour un déménagement sans encombre. L’inventaire peut également être l’occasion de faire une liste concernant les commandes de nouveau matériel pour les futurs bureaux et ainsi de rendre l’aménagement plus simple.

Transfert de bureau : comment organiser l’emballage et le transport des biens vers les nouveaux locaux d’entreprise ?

Un transfert de bureau doit se préparer en amont et avec minutie. Pour organiser l’emballage et le transport des biens vers les nouveaux locaux d’entreprise, voici les étapes à respecter :

1. Faire l’inventaire des équipements et les commandes de nouveau matériel ;
2. Emballer les papiers (devis, factures, études, etc.) dans des cartons spécifiques pour archives ;
3. Emballer les équipements informatiques dans leurs cartons d’origine (la déconnexion des appareils et la remise en service du parc doivent être réalisées par des spécialistes, afin de ne rien endommager) ;
4. Pour le déménagement des salariés, il faut préparer des étiquettes avec leur nom et prénom pour une meilleure répartition des cartons et un gain de temps ;
5. Les photocopieuses et autres équipements de plus de 100 kg ont besoin d’une manutention spéciale. De ce fait, il est recommandé de faire appel à un déménageur professionnel pour leur préparation et leur transport vers le nouveau local. Il ne faut pas que l’entreprise et les salariés les manipulent seuls dans les escaliers ;
6. Démonter tous les meubles, comme les bureaux, les fauteuils et les armoires, afin de gagner de la place dans le camion de déménagement.

Quelles sont les contraintes rencontrées lors d’un déménagement professionnel ?

Les contraintes rencontrées lors d’un déménagement professionnel sont nombreuses. Voici une liste non exhaustive pour pour faire une idée :

• Déménagement de matériel informatique
• Déménagement des archives
• Prise en compte des contraintes de poursuite d’activité (ne pas perdre de temps pour que l’activité ne soit pas pénalisée)
• Protection des locaux
• Étiquetage par étage, service, etc.

Aucune formule de déménagement pro n’est proposée. Chaque projet est unique et connaît ses propres contraintes. Par conséquent, les professionnels du secteurs proposent un déménagement bureaux sur mesure.

Faire appel à une entreprise de déménagement de bureaux

Pour les particuliers, il est tout à fait possible de réaliser son déménagement soi-même avec l’aide de ses proches, bien que cela soit parfois compliqué pour de nombreuses raisons. Cependant, à l’échelle d’une entreprise, déménager par ses propres moyens semble beaucoup moins réaliste. Par conséquent, faire appel à une entreprise de déménagement de bureaux est fortement recommandé. Les déménageurs professionnels disposent de tout le matériel nécessaire pour le transfert d’entreprise, comme des camions de taille adaptée et autres.

Respecter son calendrier de déménagement d’entreprise

Afin que le déménagement d’entreprise s’effectue en toute sérénité et dans les meilleures conditions possibles, respecter son calendrier est indispensable .Le rétroplanning et les actions à faire avant de déménager doivent être respectés à la lettre pour que l’emménagement dans les nouveaux bureaux soit rapide, simple et efficace. Cela donne également la possibilité à l’entreprise et aux salariés de se remettre aisément au travail et de retrouver leur matériel sans problème.

S’installer dans de nouveaux locaux professionnels

Une fois que le déménagement est terminé, il ne reste plus qu’à s’installer dans les nouveaux locaux professionnels. Pour que l’emménagement se fasse rapidement, l’entreprise doit anticiper les délais de livraison de ses biens, mais aussi anticiper les travaux à réaliser.